La optimización de procesos es la disciplina que se encarga de adaptar los procesos para optimizar sus parámetros, pero sin infringir sus límites. Generalmente, tiene como objetivos minimizar costos y maximizar el rendimiento, la productividad y la eficiencia.

Se podría decir también que es la disciplina que adapta continuamente los procesos con el fin de mejorarlos. Para eso se debe hacer un análisis y, así, identificar los puntos deficientes y encontrar las soluciones para perfeccionarlos.

Al igual es la disciplina que se encarga de adaptar los procesos para optimizar sus parámetros, pero sin infringir sus límites. Generalmente, tiene como objetivos minimizar costos y maximizar el rendimiento, la productividad y la eficiencia.

La eficiencia de una empresa depende de sus procesos. Y es por eso por lo que su optimización es fundamental para alcanzar la competitividad esperada y convertirse en una referencia en el mercado. 

¿Qué es la optimización de procesos de negocio?

La optimización de procesos de negocio es la práctica que tiene como objetivo aumentar la eficiencia de una compañía a través de la perfección de sus procesos haciendo un mejor uso de sus recursos. Esta práctica forma parte de BPM, también conocido como gestión de procesos de negocios.

De esta forma, la optimización de procesos de negocios puede, por ejemplo, crear estrategias para perfeccionar los flujos de trabajo, optimizar la comunicación, prever cambios y eliminar redundancias.

En términos generales, la gestión y optimización de procesos es un pilar muy importante para la transformación digital de todas las empresas.

¿Cuáles son los beneficios de la optimización de procesos de negocio?

Sin duda, la optimización de procesos de negocio permite que una empresa se pueda mantener competitiva con el pasar del tiempo. A continuación, podrás ver algunos de sus beneficios.

Mitigación de riesgos

Al mapear las actividades es más fácil estandarizar los procesos y formalizarlos. Esto disminuye los errores, la repetición de un mismo trabajo y las dudas sobre los procedimientos, minimizando notablemente los riesgos.

Reducción de costos

Cuando se optimizan los procesos se puede identificar fácilmente los desperdicios. Así, es posible encontrar cuellos de botella que comprometen la productividad, fallas, mal uso de los recursos, etc., lo que ayuda a solucionar estos problemas y reducir los costos.

Mejores resultados

La mejora de los resultados en los procesos internos y externos es uno de los mayores beneficios, ya que así se amplía la capacidad de entregarle al cliente la calidad que busca en un proveedor de productos o servicios. De esta forma, se logra un posicionamiento destacado en el mercado ofreciendo mayor valor.

Mayor eficiencia

La optimización de procesos de negocio permite entregar productos y servicios con agilidad y calidad, pues al corregir las fallas y estandarizar los procesos se puede generar más, en menos tiempo y con mayor calidad.

Gestión de tiempo optimizada

Las actividades que no agregan valor pueden ser eliminadas sin ninguna consecuencia negativa. Esto permite optimizar el tiempo y crear flujos de trabajo más ágiles.

Mejor visión general

Es posible tener una mejor visión general de todos los procesos, lo que facilita su integración y la optimización de la organización como un todo.

Mayor capacidad de resolución de problemas

Al tener visibilidad de un extremo a otro es posible identificar la causa de los problemas. Esto ayuda a corregirlos desde su origen, evitando que el gestor invierta recursos para atenuar solo las consecuencias en lugar de las causas de lo que es el verdadero problema.

Cumplimiento bajo control

Cuando se tienen los procesos estandarizados y monitoreados es más fácil mantener el cumplimiento. Además, en el caso de una auditoría, la transparencia de los procesos optimiza el procedimiento y contribuye a los resultados esperados.

Basado en estos beneficios, es válido recordar la importancia de estar atento a los síntomas de la falta de gestión por procesos en una empresa.

También es una técnica mediante la cual la empresa es capaz de analizar todos sus procesos empresariales con el fin de conseguir eliminar posibles errores y, lo más importante, hacer que estos sean más eficientes y eficaces gracias a la reducción de tiempos.

Es posible que, sin saberlo, se pueda optimizar procesos dentro de la empresa que sean considerados rutinarios.

Una vez se vea la importancia de optimizar los procesos en la empresa es el momento de saber cómo llevar a cabo esta tarea. Los pasos por seguir serían los siguientes.

Paso 1: Identificación de problemas o puntos flacos

Ahora es el momento de plantearse todas las dudas que se tenga. ¿En qué falla la empresa? ¿Dónde se invierte más tiempo? ¿Están los clientes, proveedores o trabajadores descontentos con algún proceso en concreto? Estas y otras preguntas de esta índole son necesarias para saber por dónde se debe empezar el análisis. Además de realizarte estas preguntas, se debe enumerar todos los procesos, jerarquizar estos en base a su importancia y objetivos dentro del proceso empresarial y estimar el tiempo que se emplea en cada uno de ellos.

Paso 2: Replantear la situación

Ahora es el turno de pensar cómo se podría replantear los procesos en los que se ha detectado puntos de mejora. ¿Crees que hay algo que se pueda mejorar? Realiza una lluvias de ideas con todas las partes implicadas en el proceso, de tal forma se conseguirá puntos de vista objetivos que  aportarán buenas ideas de mejora.

Paso 3: Implementar

Una vez se tenga claro qué mejorar y cómo, es el proceso de implementar dichos cambios. Es posible que, en este punto, se pueda ayudar con herramientas de automatización de procesos para generar una mayor agilidad.

Paso 4: Control

Como siempre, no se puede quedar únicamente en la implementación. Es importante llevar un control de los procesos y los cambios que se han introducido en ellos. Hay que preguntarse si los cambios introducidos realmente cumplen con su objetivo y, si no es así, hay que volver al paso número 2 y replantearse de nuevo la situación.