La administración de proyectos es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos de este a través de los procesos de inicio, planeación, ejecución, control y cierre.
Las razones del creciente interés con la administración de proyectos se hacen evidentes mediante un cuidadoso examen del panorama actual de los negocios, pero más importante, quizá, administración de proyectos es sinónimo de administración del cambio. Las organizaciones que quieren modificar su enfoque o dirección reconocen, cada vez más, hola qué implementar verdaderos cambios requiere la introducción de nuevos productos, procesos o programas de manera oportuna y de manera eficiente en costos.
Hoy la administración de proyectos puede ser aplicada a cualquier proyecto que pueda existir, ya que en todos se encuentran involucrados elementos como Recursos Humanos, recursos económicos, actividades programadas, maquinaria y equipo, abastecimientos, entre otros.
Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Hola esto es, hoy el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).
Beneficios de la Administración de Proyectos
Beneficios
Roles y Responsabilidades
Eficiente calendarización de recursos
Control continuo del proyecto
Temprana identificación de los problemas
Trabajo en equipo
Énfasis en la calidad
Satisfacción del cliente
Mejores márgenes de utilidad
Actividades que Intervienen en los Proyectos
Actividades de un Proyecto
El concepto de universalidad de la administración permite usar las funciones de dirección y actividades básicas de las principales corrientes de administración, como las funciones y actividades de alto nivel de la administración de proyectos de ingeniería. En consecuencia, es necesario conocer cuáles son las actividades que intervienen en los proyectos; Estas son:
Inicio
Planeación
Ejecución
Control
Conclusión
Fase 1: Inicio
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo
Determinar lo que el proyecto debe lograr
Definir la meta global del proyecto
Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
Precisar el alcance general del proyecto seleccionar los miembros iniciales del equipo
Fase 2: Planeación
Perfeccionamiento del alcance del proyecto
Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto
Secuencia de actividades
Desarrollo de un calendario y presupuesto
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados
Fase 3: Ejecución
Dirigir el equipo
Reunirse con los miembros del equipo
Comunicarse con los terceros involucrados
Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)
Pero para que resulte la ejecución se debe crear una atmósfera que ayudará y motivará al personal para lograr los resultados finales deseados.
Para poder lograr una buena dirección es necesario trabajar en “EQUIPO”; Qué es esto no es sinónimo de “GRUPO”. Esto se podrá diferenciar así así:
Grupo
GRUPO: entre sus miembros puede que ni siquiera haya amistad, por tanto, difícilmente podrán desarrollar un trabajo en conjunto. Si se hubiera necesidad de realizar un trabajo representativo de todo el grupo sería muy difícil, ya que los papeles que desempeña cada miembro del grupo no están tipificados, ni diferenciados, generalmente no hay un líder al que todos sigan. Cuando llegan a realizar trabajos en conjunto, lo común es que se generan grandes diferencias de opinión, lo que obstaculiza la realización y terminación del trabajo.
Equipo
EQUIPO: en general las características son opuestas a las del GRUPO, esto es, hoy el equipo tiene un líder que ha sido reconocido hoy mediante la aprobación del equipo; las responsabilidades y los papeles que juega cada miembro están bien diferenciados y cada integrante reconoce y acepta estas responsabilidades y el papel que juega para sí mismo y para los demás. Por lo anterior los trabajos que se encomiendan a los equipos generalmente se realizan sin mayores problemas, porque cada miembro sabe exactamente lo que debe hacer en un momento dado y el interés que prevalece es el resultado que obtenga el equipo.
Por tanto, conociendo la diferencia, hoy en la dirección del proyecto el líder conoce cuál es el camino, es decir, los objetivos y metas del proyecto.
Equipo
Fase 4: Control
Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir hielo evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
al igual en esta fase se debe medir y corregir el rendimiento de las actividades que se dirigen hacia los objetivos, de acuerdo con lo planificado. En esta parte es de vital importancia elaborar informes de avances, gráficos, y todos los medios que permitan comunicar el progreso del proyecto, tanto al cliente como a la gerencia y esto ha de realizarse periódicamente.
Así mismo para un adecuado control se debe implementar mecanismos y/o HP sistemas de monitoreo efectivo que permitan recopilar la información Del Estado del proyecto y poder plasmarlo finalmente en un informe de avance del proyecto.
Fase 5: Conclusión
Reconocimiento de logros y resultados
Cierre de las operaciones y dispersión del equipo
Aprendizaje de la experiencia del proyecto revisión del proceso y resultados redacción del informe final
S.M.